Marnotrawstwo cyfrowe (digital waste), którego źródłem jest przede wszystkim niewłaściwie realizowana digitalizacja i cyfryzacja procesów, dotyczy także szkół wyższych. Zużywając ich zasoby, nie tworzy żadnej wartości, a dodatkowo ogranicza możliwości rozwoju – przekonuje dr hab. Justyna Maciąg, prof. UJ z Wydziału Zarządzania i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Jagiellońskiego (WZiKS UJ).
Poniższy tekst jest skróconą wersją rozdziału w monografii naukowej „Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów biznesowych” pod red. M. Pańkowskiej i A. Sołtysik-Piorunkiewicz, która wkrótce ukaże się nakładem Wydawnictwa Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach.
Przykład, jakich wiele: uczelnia wdraża elektroniczny obieg dokumentów, dlatego wielu pracowników posiada podpis cyfrowy (zakup został sfinansowany ze środków uczelni). Jednak nie opracowuje jasnych wytycznych, w jaki sposób należy procedować dokumenty, szczególnie w sytuacji, w której podpisy są składane jednocześnie w formie elektronicznej i odręcznej. Dochodzi do sytuacji, w której pracownik wnioskuje do rektora o zgodę na podjęcie pracy w innej uczelni. W dostępnych dokumentach znalazł wzór obowiązującego wniosku w formacie pdf. Pobrał plik, przekształcił do formatu edytowalnego, wypełnił, zapisał ponownie w formacie pdf oraz podpisał elektronicznym podpisem i przesłał do swojego przełożonego. Z uwagi na fakt, że przełożony nie używał podpisu elektronicznego (zapomniał PIN), pracownik administracyjny wydrukował pismo, przekazał je do podpisu przełożonemu. Wniosek został następnie przekazany tradycyjnie w teczce do dziekanatu w celu uzyskania zgody dziekana. W dziekanacie odesłano pismo z powrotem do wnioskującego pracownika, aby złożył podpis ręczny (dokładnie pod podpisem elektronicznym). Ten musiał zatem przyjechać do pracy (mieszka w innym mieście) i po złożeniu podpisu pismo ponownie zostało przekazane do dziekanatu.
Powyższą sytuację, dość typową dla naszych uczelni, można określić jako marnotrawstwo cyfrowe (digital waste). W ostatnich latach wzrasta zainteresowanie tym zjawiskiem. Jest ono określane również jako digital muda (muda z jap. marnotrawstwo) lub e-waste. Marnotrawstwo cyfrowe definiuje się jako ślad cyfrowy, który przyczynia się do emisji dwutlenku węgla na całym świecie. Głównie jest ono powiązane z danymi surowymi, przetworzonymi, nieaktywnymi lub używanymi oraz ich nieodpowiednim przechowywaniem i zarządzaniem.
Wielu badaczy wskazuje, że jego źródłem jest przede wszystkim niewłaściwie realizowana digitalizacja i cyfryzacja procesów. Dotyczy to także uczelni, w których nowy kontekst działania wyznacza czwarta rewolucja przemysłowa. W uczelniach przejawia się ona w wykorzystaniu nowoczesnych informatycznych systemów zarządzania, aplikacji, narzędzi automatyzacji i robotyzacji. Z przeprowadzonych przeze mnie badań wynika, że do marnotrawstwa w uczelniach dochodzi w wyniku m.in. braku automatyzacji procesów, źle przypisanych zakresów odpowiedzialności i kompetencji, braku oceny skutków wdrażanych zmian oraz podejmowanych decyzji, niepotrzebnej standaryzacji procesów, braku powiązania pomiędzy procesami (tzw. czarne dziury), przepisów prawa oraz ich zmienności. W przywołanym na początku artykułu przykładzie cyfrowe marnotrawstwo polega na wydłużonym oczekiwaniu na decyzję, zbędnym transporcie pisma, niepotrzebnym ruchu (pójście po pismo) oraz nadaremnych wielokrotnie powtarzanych tych samych czynnościach, a także niewykorzystaniu funkcjonalności istniejących systemów obiegu dokumentów z uwierzytelnieniem pracownika (np. ERP, EZD).
Ale zjawisko cyfrowego marnotrawstwa występuje w szkołach wyższych pod różnymi postaciami. Inny przykład – zakupiona aparatura, wyposażenie oraz infrastruktura są wprowadzane do sześciu systemów działających w uczelni oraz trzech systemów zewnętrznych (w zależności od wartości zakupu). Systemy nie są ze sobą zintegrowane, co wywołuje konieczność ręcznego wprowadzania lub przepisywania danych. Digital waste to zmarnowany czas poświęcony na te czynności, ilość defektów/błędów, niska wydajność pracy, opóźnienia w rejestracji i wprowadzaniu zakupów na stan, co może generować poślizgi np. w procesach badawczych, realizacji zleceń na potrzeby projektów naukowych i komercyjnych, dublowanie się zakupów w uczelni.
Kolejna sytuacja – prace dyplomowe studentów są badane poprzez Jednolity System Antyplagiatowy, który dodatkowo został wzbogacony o funkcje detekcji wykorzystania AI. W trakcie wstępnej oceny wykładowca nabrał wątpliwości, co do rzetelności pracy, niestety uczelnia posiada niezbyt jasne wytyczne dotyczące wykorzystania AI w pracach. Wykładowca może wykryć wykorzystanie AI, ale dopiero na etapie pracy gotowej do obrony, zlecając w JSA ponownie badanie antyplagiatowe i wpisując dodatkowo pełny opis pracy. Digital waste to czas poświęcony przez wykładowcę na badanie rzetelności w trakcie pisania, jak i już gotowej do obrony pracy, a przez studenta – na jej poprawianie, oraz frustracja obu wywołana brakiem klarownych wytycznych. Znamienne, że w trakcie studiów realizowany był kurs z zakresu wykorzystania sztucznej inteligencji, zatem dodatkowym marnotrawstwem jest brak możliwości wykorzystania przez studenta nabytych kompetencji w zakresie np. analizy danych.
I jeszcze jeden przykład: na uczelni wdrożono system oparty na ERP, który obecnie obsługuje większość procesów operacyjnych, takich jak delegacje krajowe i zagraniczne, urlopy, ocenę nauczyciela, ocenę działalności naukowej i in. Dodatkowo uczelnia wdraża system elektronicznego obiegu dokumentów oraz posiada specjalny system do ewidencjonowania i sprawozdawczości w obszarze projektów (Baza projektów). Problemem, przed jakim stanął doktorant, było wnioskowanie oraz rozliczenie kosztów wyjazdu na międzynarodową konferencję sfinansowanego z programu ministerialnego w ramach szkoły doktorskiej. Wniosek należało złożyć równocześnie w dwóch systemach: ERP oraz Bazie projektów, wprowadzając dane, które w dużym zakresie były identyczne. Podstawą do uzyskania oficjalnej zgody na wyjazd była akceptacja przez prorektora delegacji zagranicznej w systemie ERP. Doktorant, który nie jest pracownikiem uczelni, posiadał słabą orientację w jej procedurach wewnętrznych i nie został w tym zakresie dokładnie poinformowany. W efekcie tego złożył wniosek tylko w Bazie projektów. Wyjechał w delegację bez oficjalnej zgody prorektora, co spowodowało, że dodatkowo nie został objęty grupowym ubezpieczeniem gwarantowanym przez uczelnię. Tutaj digital waste to: duplikowanie się systemów informatycznych o tych samych funkcjach i zakresie gromadzonych danych, czas poświęcony na poszukiwanie danych i rozliczanie delegacji po przyjeździe z wykorzystaniem tradycyjnego (papierowego) systemu procedowania, dodatkowe czynności wykonane przez doktoranta i administrację uczelni, brak ubezpieczenia doktoranta w trakcie pobytu za granicą.
Podobne przykłady można mnożyć bez końca. Wstępne rozpoznanie problematyki digital waste pozwala mi na wskazanie kilku rekomendacji działań. Zgodnie z filozofią nieustannego doskonalenia powinny one mieć przede wszystkim charakter prewencyjny. W obszarze strategicznym eliminowanie cyfrowego marnotrawstwa należy rozpocząć od inicjatyw edukacyjnych i szkoleniowych, dokładnej identyfikacji i analizy procesów w uczelni, oceny korzyści oraz kosztów digitalizacji i cyfryzacji, a także możliwości integracji potencjalnych technik Przemysłu 4.0 z już istniejącymi rozwiązaniami w uczelni.
Na poziomie operacyjnym duże znaczenie odgrywa organizacja środowiska pracy oraz budowanie świadomości pracowników. Proste rozwiązania, takie jak protokół mailowy, standardy komunikacji mailowej czy ograniczenie korzystania z mediów społecznościowych, mogą istotnie przyczynić się do ograniczenia śladu węglowego. Ponadto pracownicy nie powinni się bać nowych rozwiązań. Głęboko zakorzeniony strach wywołuje opór wobec zmiany oraz często jej sabotowanie. Obawy mogą z kolei wpłynąć na spadek satysfakcji z pracy, skłonności do kontynuowania pracy czy poziomu zaangażowania pracowników. Źle wdrożone rozwiązania cyfrowe mogą prowadzić do sytuacji wyuczonej bezradności (pracownicy jak tylko mogą to nie korzystają z zaproponowanych technologii lub poszukują możliwości przesunięcia tych działań na innych pracowników bądź brak działań motywują brakiem cyfrowych kompetencji).
Zatem jak walczyć z cyfrowym marnotrawstwem? Z pewnością dobrego i wypróbowanego instrumentarium dostarcza Lean management, koncepcja dedykowana walce z marnotrawstwem. Cyfrowe marnotrawstwo można identyfikować tak, jak klasyczne marnotrawstwo z wykorzystaniem metod i narzędzi Lean, a więc:
- mapy strumienia wartości (graficzna prezentacja czynności w procesie, umożliwiająca identyfikację tych, które tworzą wartość z punktu widzenia użytkownika/klienta, oraz tych, które takiej wartości nie tworzą, czyli marnotrawstwa),
- audytu marnotrawstwa (identyfikacja marnotrawstwa w procesach z podziałem na następujące kategorie: nadprodukcja, czekanie, zbędny transport, nadmierne lub niewłaściwe przetwarzanie, nadmierny stan zapasów, zbędne ruchy oraz defekty i błędy – tzw. 7 Wastes, niewykorzystane kompetencje i kreatywność pracowników – TIMWOODS),
- metod rozwiązywania problemów (np. 5Whys, 5W2H, diagram pokrewieństwa, Diagram Ishikawy).
Podkreśla się, że narzędzia Lean mogą być pomocne w likwidowaniu skutków nieefektywnej digitalizacji. Inne działania to m.in. realizacja koncepcji Green IT (np. przenoszenie danych do chmur udostępnianych przez zewnętrznych dostawców, korzystanie z zielonych źródeł energii, ograniczanie oraz racjonalizacja zakupów wyposażenia i usług, wyłączanie urządzeń zamiast pozostawianie ich w stanie czuwania, redukcja ilości danych czy ograniczenie/samoograniczenie się w korzystaniu z Internetu i mediów społecznościowych).
Uczelnie na całym świecie zmieniają się, wykorzystując nowy model zarządzania oparty na Lean management oraz Industry 4.0. Do pozytywnych efektów tych zmian zalicza się zwiększenie sprawności działania (czas, koszty, zgodność, jakość), lepsze wykorzystanie zasobów, większą elastyczność, lepszą kontrolę nad procesami, przyspieszony rozwój organizacji oraz zwiększenie zdolności do realizacji celów zrównoważonego rozwoju. Co istotne, ważnym efektem zmian jest wzrost satysfakcji pracowników, w tym lojalności i skłonności do kontynuowania pracy w uczelni oraz wzrost satysfakcji studentów i innych partnerów instytucjonalnych. Warto zaznaczyć, że marnotrawstwo cyfrowe zużywa zasoby uczelni nie tworząc wartości dla jej klientów, pracowników, interesariuszy, a przede wszystkim ogranicza możliwości jej rozwoju.
Dr hab. Justyna Maciąg, prof. UJ od 2021 roku kieruje Zakładem Zarządzania Publicznego w Instytucie Spraw Publicznych WZiKS UJ. Od 2017 roku jest członkiem Komitetu Sterującego międzynarodowej sieci LeanHE, koordynatorem sieci na Polskę. W ramach działań sieci organizuje cykliczne seminaria Lean Higher Education. W projekcie ZintegrUJ koordynowała realizację zadania 7. – szkolenia z zakresu zarządzania procesami i Lean management dla pracowników UJ. Z kolei w latach 2017-2018 była członkiem Zespołu ds. odbiurokratyzowania procedur w UJ. Jej zainteresowania badawcze oscylują wokół problematyki:
- koncepcje i metody nieustannego doskonalenia tj. Lean management, zarządzanie jakością (w tym standardy ISO), zarządzanie procesami w organizacjach publicznych oraz biznesowych;
- oceny jakości usług w organizacjach publicznych (szkoły wyższe, starostwa powiatowe, gminy i miasta) oraz organizacjach biznesowych (m.in. usług hotelarskich, gastronomicznych, rekreacyjnych, medycznych);
- oceny skuteczności i efektywności systemów zarządzania;
- oceny dojrzałości kulturowej i procesowej organizacji.
Dr hab. Justyna Maciąg, prof. UJ zrealizowała projekty badawczo-wdrożeniowe m.in. dla Akademii Muzycznej w Bydgoszczy, Energi SA, Śląskiej Organizacji Turystycznej, Starostwa Powiatowego w Nowym Sączu czy IW Travel.
Źródło: Uniwersytet Jagielloński
